چرا سازمان های دولتی به روابط عمومی نیاز دارند ؟
در نگاه اول ممکن است صحبت در رابطه با روابط عمومی در سازمان‌های دولتی، یک موضوع خسته کننده و یا کسل کننده به نظر برسد، اما باید در نظر داشته باشید که این موضوع بسیار پراهمیت و دارای اصولی است که باید از آن‌ها مطلع باشید. در این مقاله سعی کردیم به صورت کامل به این بپردازیم که چرا سازمان‌های دولتی به راهبردهای ارتباطی خلاق احتیاج دارند؟
اگر در سطح شهری و استانی در ایران نگاهی بیندازیم، متوجه می‌شویم که تعداد آژانس‌هایی که اقدام به انجام چنین خدماتی می‌کنند، روز به روز در حال افزایش است که در واقع نشان دهنده میزان اهمیت خدماتی است که آن‌ها ارائه می‌کنند. در این زمینه قبل از شروع باید بگوییم که مهیج‌ترین بخش از خدماتِ مربوط به یک سازمان دولتی به روابط عمومی آن وابسته است! احتمالا می‌پرسید چرا؟ این مقاله را تا انتها مطالعه کنید تا جواب سوال خود را بدست بیاورید.
دولت‌ها و سازمان‌های دولتی، اولین مجموعه‌های نیازمند به روابط عمومی
اگر به صورت تاریخی به این مسئله نگاه کنیم، متوجه می‌شویم که سازمان‌های دولتی در واقع اولین مرکزهایی بودند که به روابط عمومی احتیاج داشتند. بخش روابط عمومی در این سازمان‌ها کمک می‌کرد که تا حد زیادی ارتباط خوبی با مردم برقرار و حفظ شود. همان‌طور که احتمالا شما هم می‌دانید، برقراری ارتباط صحیح در کنترل سیاست‌های مردمی و ایجاد ارتباط تاثیر داشت.
دولت‌ها از قدیم یک وظیفه کلی بر دوش خود داشتند و این بود که رسانه‌های اجتماعی را کنترل و آن‌ها را به سمت خود جذب کنند. هر دولتی که قادر بود این کار را انجام دهد، به خوبی می‌توانست شرایط را کنترل کند و بحران‌های ایجاد شده را بهبود ببخشد. در این زمینه مهم‌ترین نقش‌ها را بخش‌های ارتباطی یا همان روابط عمومی ایفا می‌کردند.
هر سازمان دولتی برای این که بتواند با مردم و شهروندان خود ارتباط برقرار کند، نیاز به یک بخش روابط عمومی حرفه‌ای دارد که از کارمندان و افراد حرفه‌ای تشکیل شده باشد. در واقع همین بخش کمک می‌کند که سازمان دولتی بتواند به هدف نهایی خود که می‌تواند اطلاع رسانی، کنترل ناهنجاری و حواشی و … باشد، برسد.
چرا سازمان‌های دولتی به روابط عمومی نیاز دارند؟
حالا که با این موضوع و تاریخچه آن آشنا شدید، بهتر است به سر اصل مطلب برویم و توضیح دهیم که چرا اصلا سازمان‌های دولتی به این بخش مهم نیاز دارند؟ سهم متخصصان این حوزه در این زمینه چقدر است؟ در ادامه به صورت کامل دلایل احتیاج یک سازمان دولتی به این بخش‌ها را خواهید فهمید:
· کمک به اجرای سیاست‌های عمومی سازمان
· کمک به رسانه‌های خبری برای پوشش اخبار و اطلاعات مهم مربوط به سازمان
· اطلاع رسانی به شهرواندان در مواقع حساس و مهم
· کمک به بهبود فعالیت‌های سازمانی
· آسان تر کردن اتحاد و همدلی بین نیروهای داخلی سازمان
· و …
همین موضوعات است که انتخاب یک تیم و گروه حرفه‌ای برای روابط عمومی را بسیار مهم می‌کند. اگر می‌خواهید در سازمان خود موفق باشید، حتما باید به این موضوع توجه کنید که چه کسانی به عنوان متخصص روابط عمومی در سازمان شما فعالیت می‌کنند. متاسفانه اگر در این زمینه نتوانید به خوبی عمل کنید، متوجه مشکلاتی مانند اتهام به دخالت سیاستمداران در روند کاری سازمان، عدم شفافیت برای مردم عمومی، ایجاد یک تصویر ضعیف در عملکردها و … در سازمان دولتی خود می‌شوید.
روابط عمومی سازمان دولتی را با مردم پیوند می‌زند.
مهم‌ترین وظیفه بخش روابط عمومی این است که سازمان شما را با مردم پیوند بزند. شاید فکر می‌کنید که این موضوع کمی تخیلی به نظر می‌رسد، اما حقیقت است و تمامی سازمان‌های موفق دنیا از این موضوع در کار خود استفاده کرده‌اند. در این زمینه بهتر است به بخشی از کارهایی که سازمان‌های مهم دنیا با استفاده از روابط عمومی خود انجام داده‌اند، اشاره کنیم:
یکی از سازمان‌های دولتی در آمریکا چندی پیش توانست با کمک بخش روابط عمومی خود به کودکان فقیر کمک کند که تحصیلات خود را در سطح قابل قبولی افزایش بدهند. در واقع هدف این سازمان بهبود آموزش و کیفیت آن در جامعه بود، اما بخش روابط عمومی این سازمان دولتی توانست با ایجاد ارتباط صحیح با مردم افراد فقیر را شناسایی و با آن‌ها ارتباط برقرار کند.
اگر می‌خواهید که سازمان دولتی شما هم کار مهمی انجام دهد و از پس وظایف خود به بهترین شکل بربیاید، لازم است که بخش روابط عمومی سازمانتان موارد زیر را در طراحی یک کمپین در نظر بگیرد:
· تصمیم‌گیری بر اساس داده‌ها و اطلاعات موجود: قبل از هرکاری باید داده‌ها و اطلاعات صحیحی جمع آوری شود، سپس بر اساس آن‌ها بخش روابط عمومی باید به طراحی کمپین‌هایی بپردازد که بتواند نقش سازمان را مهم جلوه دهد. در این زمینه بهتر است، نهایت دقت را به خرج دهید و بهترین اطلاعات را جمع آوری کنید.
· ایجاد کانال‌های اجتماعی برای نشر اطلاعات: کمک گرفتن از رسانه‌های اجتماعی و پیدا کردن بهترین شبکه‌های ارتباطی وظیفه‌ی بسیار مهم یک بخش راهبردهای ارتباطی خلاق در سازمان است که باید به بهترین شکل صورت بگیرد. در این زمینه بخش‌های روابط عمومی قادر هستند که بر اساس هدف کمپین، یک کانال اجتماعی مناسب پیدا کنند.
· داستان گویی: شیوه انتقال محتوا بسیار مهم است، در همین زمینه باید مدیران بخش روابط عمومی یک سازمان دولتی قادر باشند که محتواهای لازم را به شیوه داستان برای مردم عادی بازگو کنند. این کار باعث فهم آسانتر و انتشار سریع تر محتوا در بین عموم جامعه می‌شود.
· استفاده از فیلم و رسانه‌های تصویری: تنها متن نمی‌تواند، انتقال دهنده محتوا باشد، بلکه تولید فیلم و محتواهای تصویری خوب و باکیفیت در این زمینه می‌تواند بسیار موثر واقع شود. اگر سازمان دولتی می‌خواهد به مزیت‌های استفاده از یک بخش روابط عمومی در سازمان خود بهره مند شود، حتما باید به تولید محتوای تصویری دست بزند!
در نهایت باید گفت که اگر سازمان دولتی شما در ایجاد ارتباط با مردم مشکل دارد، به طور قطع اشکال در بخش روابط عمومی است. اگر می‌خواهید که یک سازمان دولتی پویا، فعال و هدفمند داشته باشید که در خدمت جامعه باشد، اولین قدم مهمی که می‌توانید بردارید، تعویض نیروهای دولتی خود به بهترین شکل و جایگزینی آن‌ها با افراد حرفه ای است.