وظیفه روابط عمومی در برگزاری یک ایونت چیست ؟
این روزها کسب و کارهای موفق، آن‌هایی هستند که از همه جهت به جزئیات محصولات، خدمات و فعالیت‌های خود دقت می‌کنند. فرقی نمی‌کند که در چه زمینه‌ای مشغول به کار باشید، نقش روابط عمومی یا PR در سازمان شما بیش از اندازه مهم است! بخش روابط عمومی سازمان‌ها علاوه بر نقش‌های درون شرکتی خود، در برگزاری ایونت‌های ویژه و خاص هم وظایفی دارد. اگر شما هم می‌خواهید بدانید که چه کاری از راهبردهای ارتباطی خلاق سازمان شما بر می‌آید، بهتر است تا انتهای این مقاله کوتاه همراه ما باشید.
در استانداردترین حالت یک بخش ارتباطی درون سازمانی باید بتواند به صورت حرفه‌ای و از پیش تعیین شده اقدام به برنامه‌ریزی رویدادهای کسب و کار طبق اصول خاص این موضوع بکند. این موضوع می‌تواند تا اندازه‌ی زیادی کسب و کارهای فوق حرفه‌ای و فوق موفق را از کسب و کارهایی با نیروهای تازه کار جدا کند، در ادامه با جزئیات بیش تری به این موضوع خواهیم پرداخت.
نقش روابط عمومی یک سازمان در برگزاری ررویدادها و ایونت‌های ویژه
اگر یک رویداد مانند یک همایش خاص را به صورت فرضی یک فیلم در نظر بگیریم، نقش راهبردهای ارتباطی خلاق در برگزاری این همایش مانند کارگردان و سازنده فیلم است. این بخش وظیفه دارد که قسمت‌های مختلف را که مانند بازیگران هستند را مدیریت کند و آن‌ها را برای یک بازی بی نظیر در رویداد آماده سازی کند.
به صورت کلی اگر بخواهیم به نقش کارگردان اصلی و سازنده یک رویداد اشاره کنیم، موارد زیر جزو مهم ترین‌ها هستند:
· نوشتن اطلاعیه‌های مطبوعاتی
· برقراری تعامل با مطبوعات و رسانه‌ها
· نوشتن متن سخنرانی
· ایجاد یک ترتیب مصاحبه و سخنرانی
· آماده سازی بخش‌های دیگر سازمان برای کنفرانس
· و …
اگر رویدادی پیش روی خود دارید و به دنبال این هستید که به بهترین شکل برگزار شود، باید تمام تلاش خود را بکنید که حرفه‌ای‌ترین گروه راهبردهای ارتباطی خلاق در این زمینه را استخدام کنید تا به خواسته خود برسید. در نظر داشته باشید که اگر تلاش کافی در این زمینه نکنید، نتیجه‌ی آن چیزی جز شکست و پشیمانی بعد از برگزاری ایونت برای شما نخواهد بود.
روابط عمومی چگونه نقش خود را در برگزاری یک ایونت ایفا می‌کند؟
یک تیم حرفه‌ای ابتدا تمام تلاش خود را می‌کند که به صورت کامل در مورد مهارت‌ها و ویژگی‌های بخش‌های مختلف سازمان، اطلاعات کامل و قابل استنادی کسب کند. در مرحله بعد لازم است که بر اساس ویژگی‌ها و مهارت‌های بخش، تقسیم وظایف به خوبی انجام شود. معمولا تیم‌های حرفه‌ای که تجربه برگزاری ایونت را از قبل در کارنامه خود دارند، به خوبی قادر هستند که تقسیم وظایف را انجام دهند و به این موضوع توجه داشته باشند که روند کار به چه شکل انجام می‌گیرد.
معمولا مهم‌ترین معیارهایی که راهبردهای ارتباطی خلاق برای تقسیم وظیفه در نظر می‌گیرند، موارد زیر هستند:
· مهارت‌های تجربی که بر اساس فعالیت‌های مختلف در این زمینه کسب شده‌است!
· مهارت‌های شغلی که لازمه‌ی حضور در یک بخش از سازمان است.
· صفات شخصی و ویژگی‌های فردی هر بخش از تیم
بعد از انجام کامل تقسیم وظایف و گوشزد کردن نکات لازم، تیم روابط عمومی تمام تلاش خود را می‌کند که مانند یک کارگردان حرفه ای بعد از دادن نقش‌ها به بازیگران، کارهای دیگر خود از جمله انتخاب بلندگو و میکروفن، انتخاب سخنرانان، چیدمان برنامه‌ها، برنامه ریزی برای انتخاب محل برگزاری و … را به بهترین شکل انجام دهد.
همانطور که احتمالا شما هم حدس می‌زنید، انجام این موارد بدون برقراری ارتباط صحیح بین تیم‌ها امری محال و نشدنی است. پس اگر خواستید که یک تیم استخدام کنید، در مرحله اول ببینید که آیا آن‌ها می‌توانند با اعضای سازمان شما به خوبی ارتباط برقرار کنند و با آن‌ها وارد گفت‌و‌گو شوند؟ همانطور که یک کارگردان باید بتواند با بازیگران و عوامل سازنده به خوبی ارتباط برقرار کند، یک تیم روابط عمومی هم وظیفه دارد که به بهترین شکل و اثربخش‌ترین روش با افراد ارتباط برقرار کند.
چند کار مهم که باید به تیم راهبردهای ارتباطی خلاق بسپارید
حالا که کمی با وظایف بخش ارتباطی سازمان خود در برگزاری یک ایونت یا رویداد ویژه آشنا شدید و دانستید که این قسمت از سازمان شما چگونه وظایف خود را در این زمینه ایفا می‌کند، لازم است که با چندکار مهم که این بخش از سازمان شما بر عهده دارد، آشنا شوید. دانستن این موارد به شما در تشخیص میزان حرفه‌ای بودن یک تیم راهبردهای ارتباطی خلاق کمک زیاد می‌کند:
آیا همه ی موارد چاپی به بهترین شکل آماده توزیع هستند؟
در هر ایونت، بخش‌هایی که نام تجاری و برند یک سازمان را یدک می‌کشند برای اثرگذاری بعد از همایش باید به بهترین شکل آماده شده باشند. دعوت نامه‌ها، آگهی‌ها، برنامه‌های سازمان و … در یک ایونت معنی دار هستند و باید به بهترین شکل طراحی، چاپ و در نهایت توزیع شوند. ایجاد روند ناقص در هر یکی از این بخش‌ها در نهایت باعث عدم تاثیرگذاری می‌شود.
البته در زیرمجموعه این موارد هدایا، پوسترهای تبلیغاتی، استندهای تبلیغاتی و … هم هستند که باید به آن‌ها توجه داشته باشید. تیم روابط عمومی بر اساس نوع ایونت و رویداد، تمامی این موارد را برنامه‌ریزی باید بکند تا در نهایت آن را به دست مخاطبان برنامه‌ریزی شده برساند. در کنار هم قرار گرفتن این موارد کمک می‌کند که قدرت و میزان تاثیرگذاری یک برند در همایش افزایش پیدا کند.
برنامه ریزی کامل برای اطلاع رسانی رویداد و دعوت مهمانان ویژه
اگر تجربه‌ای در این زمینه دارید، متوجه می‌شوید که مرحله مهم این است که حتما به درستی برنامه‌ی خود را اطلاع رسانی کنید و از افراد ویژه و تاثیرگذار برای شرکت در همایش دعوت به عمل آورید. همانطور که برای موفقیت یک فیلم در میزان فروش تبلیغات و اطلاع رسانی لازم است، در این زمینه ایونت‌ها هم مهم هستند.
تیم‌های حرفه‌ای راهبردهای ارتباطی خلاق به خوبی با اهداف یک شرکت یا سازمان برای برگزاری ایونت آشنا می‌شوند و در مرحله بعدی سعی خود را می‌کنند که مخاطبان هدف را شناسایی کنند. شناختن مخاطبان هدف برای برنامه‌ریزی نحوه اطلاع رسانی و انتخاب کانال‌های ارتباطی بیش از اندازه مهم است که اگر به صورت صحیح انجام شود، می‌تواند یک شرکت را به هدف نهایی خود نزدیک‌تر کند.
متناسب با نوع مخاطب یک ایونت و رویداد، تیم روابط عمومی می‌تواند از راه‌های ارتباطی زیر برای اطلاع رسانی استفاده کند:
· ایمیل
· شبکه‌های اجتماعی
· روزنامه و مجلات
· آگهی‌های تلویزیونی
· سایت‌های مخصوص اطلاع رسانی رویدادها
· و …
نتیجه‌گیری
فرقی نمی‌کند که کسب و کار شما در چه مرحله ای است و به چه علت به دنبال برگزاری یک روایداد ویژه هستید! در این زمینه بهترین اقدامی که می‌توانید انجام دهید، استخدام یک تیم حرفه‌ای و با تجربه در زمینه مدیریت ایونت است. تیمی که بتواند تمامی وظایفی که در بالا آن‌ها را شرح دادیم به خوبی انجام دهد.